Probezeit und Einarbeitung ohne Crash

Sie haben den Job bekommen. Herzlichen Glückwunsch! Aber so richtig wohl fühlen Sie sich trotzdem nicht? Da geht es Ihnen wie vielen, denn der Einstieg in den Beruf oder der Wechsel in einen anderen Betrieb ist ein großer Einschnitt und Stressfaktor im (Berufs)leben. Studien belegen, dass etwa ein Drittel aller Neueinsteiger bereits in der Probezeit kündigt, weil sie sich im neuen Umfeld unwohl und überfordert fühlen. Die Probezeit ist ein festgelegter Zeitraum, in dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer den abgeschlossenen Arbeitsvertrag unter vereinfachten Bedingungen wieder lösen können. Im Regelfall gelten für Angestellte maximal die ersten sechs und für Arbeiter die ersten drei Monate als Probezeit, hängt aber vom jeweiligen Arbeitgeber ab. Diese dient als Feststellung, ob der Beschäftigte für die auszuführende Tätigkeit geeignet ist oder nicht. In der Praxis heißt das sich von Anfang an ein positives Image aufzubauen. Wenn man dabei ein paar Regeln beachtet, steht dem neuen Fixjob nichts mehr im Weg.

Ein guter Start ist die halbe Miete

Als Erstes sollte man es sich selbst zum Ziel machen, schnelle und gute Arbeit zu leisten und sich zu integrieren. Das klingt zwar selbstverständlich, aber wer sich das bewusst vornimmt, hinterlässt einen kompetenten Eindruck und zeigt Arbeitswillen. Wer aktiv alle gebotenen Lernmöglichkeiten nützt, erfährt viel über das Unternehmen und die eigenen Aufgaben. Ob es die Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter, Besprechungen mit Kollegen oder dem Chef sind, man sollte sich in der ersten Zeit soviel wie möglich an Wissen über die Firma aneignen. Also hören Sie immer aufmerksam zu, machen Sie sich Notizen und nutzen Sie alle Informationsquellen wie Mitarbeiterzeitschrift, Intranet oder Handbücher. Scheuen Sie sich auch nicht Fragen zu stellen, so können Fehler vermieden werden und Sie zeigen, dass Sie wirklich interessiert sind. Vermeiden Sie eher Warumfragen, die könnten als Kritik angesehen werden. Mit Wer, Was oder Wiefragen liegen Sie richtig.

Doch bei aller Anpassung sollten Sie bedenken, dass es keinen Sinn macht, sich charakterlich zu verstellen, denn bei zuviel Unterordnung glaubt der Chef an fehlende Selbstständigkeit und Kreativität. In den ersten Wochen sollten Sie auch herausfinden, welche Personen Schlüsselpositionen im Unternehmen innehaben. Manchmal bekommt man als Neuling ohnehin einen Mentor zur Seite, der den Nachwuchskräften unter die Arme greift. Um gute Beziehungen im Job unterstützend und friedfertig aufzubauen, ist es zunächst wichtig, dem Mitarbeiter- und Kollegenkreis zu zeigen, dass man zunächst auf die Unterstützung aller angewiesen ist, was aber nicht heißt, dass man seine Meinung oder Entscheidung nicht äußern sollte.

So lernen Sie wie gearbeitet wird, Umgangsformen und die Unternehmenskultur kennen. Formulieren Sie dabei Ihre Probleme und Wissenslücken so konkret wie möglich. Dabei fällt Ihnen dann auch die Qualität Ihrer Arbeit leichter und sie wissen worauf es ankommt, das gilt besonders für Kleinigkeiten und Details. Nur so können Sie Vertrauen und einen guten Ruf beim Vorgesetzten bekommen. Zeigen Sie (echtes) Interesse an anderen Menschen und dem neuen Unternehmen. Bedenken Sie: offene und unverkrampfte Beziehungen fördern eine konstruktive Zusammenarbeit.

Zeigen Sie sich hilfsbereit

Gerade in der Einlernphase gibt es oft Zwangspausen, in denen Sie anderen bestimmte Aufgaben abnehmen können. Seien Sie sich nicht zu schade für „banale“ Routinearbeiten. Trotzdem sollten Sie aber vom ersten Tag an festsetzen, wie strapazierfähig Sie sind. Denn möglicherweise werden Kollegen versuchen Ihre Grenzen auszutesten, und unliebsame Aufgaben an Sie abwälzen zu wollen. Dabei sollten Sie Ihre Hilfsbereitschaft und Belastbarkeitsgrenzen freundlich aber bestimmt mitteilen.

Bitten Sie um Feedback, um zu zeigen, dass Sie möglichst schnell möglichst gut werden wollen. Finden Sie die Erwartungen Ihres Chefs heraus. Wenn Ihr Chef immer beschäftigt ist und keine Zeit für 5-Minuten-Meetings hat, dann machen Sie eine Meldung bei ihm. Schreiben Sie eine Email oder Hausmitteilung und geben Sie einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge. Dabei sollten Sie auch gut mit konstruktiver Kritik umgehen und aus ihren Fehlern lernen. Kehren Sie Fehler nicht stillschweigend unter den Tisch oder übergehen Sie sie stillschweigend. Geben Sie Fehler sofort zu und korrigieren Sie sie wenn möglich. Falls andere einen Fehler für Sie ausbaden müssen, entschuldigen Sie sich bei der betreffenden Person dafür und lernen Sie daraus. Bei Infogesprächen und Meetings ist eine Protokollführung empfehlenswert. Vereinbarungen, Absprachen und Zuständigkeiten (wer macht was?) mit allen Infos und Details beugen Missverständnissen vor.

Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass der Chef Ihr Engagement sieht. Bedenken Sie, dass Zuverlässigkeit eine der wichtigsten Prioritäten ist. Dadurch kommt man schneller zu verantwortungsvolleren und karrieredienlicheren Aufgaben. Gerade in der Probezeit wird Zuverlässigkeit vom Arbeitgeber gefordert, weil Neulingen zwar viel verziehen wird, aber Unzuverlässigkeit gehört sicher nicht dazu. Wenn Sie Termine nicht einhalten können, so besprechen Sie dies rechtzeitig mit Ihren Kollegen und Chefs. Zu guter Letzt sollten Sie akzeptieren wie in der Firma „der Hase läuft“. Lassen Sie sich nicht zu Kritik als Besserwisser verleiten. Ersteinmal ist es sehr wichtig, zuzuhören, nachzufragen und das Image eines fachlich guten und vertrauenswürdigen Mitarbeiters aufzubauen. Die Zeit für konstruktive Verbesserungsvorschläge kommt später, wenn Sie auf stabilem Fundament arbeiten.

Bei einer großen Anzahl neuer Mitarbeiter leisten sich größere Unternehmen eine gemeinsame interne Schulung für die ganze Gruppe. Geht so eine Schulung der Probezeit voran, ist die Sicherheit auf beiden Seiten größer. Arbeitnehmer können ihre Lücken leichter auffüllen und Arbeitgeber sehen nach kürzerer Zeit fakturierbare Leistungen. Zusätzlich fällt die lange Startbetreuungszeit weg, weil die „Neuen“ über das Unternehmen Bescheid wissen, aber auch leichter und schneller alleine arbeiten können.

Rolling Pin hat einige Erfolgsbetriebe nach ihren Einarbeitungsstrategien befragt

Wolfgang Burgschwaiger von der „Übergossenen Alm“ in Dienten selektiert die Bewerber schon vorab sehr genau. Zukünftige Mitarbeiter sind für einen geringen Unkostenbeitrag eingeladen sich beim „Schnupperurlaub“ im Hotel über den Job ein Bild zu machen. Eine weitere Möglichkeit ist das „Schnupperarbeiten“, wo die Fähigkeiten für zwei bis drei Tage unter Beweis gestellt werden müssen. Oder man ruft in den Betrieben, wo die Jobbewerber vorher gearbeitet haben an und erkundigt sich. Burgschwaiger begründet seine genaue Aussiebung noch bevor man überhaupt zur Probezeit kommt, mit den verbundenen Kosten eines neuen Mitarbeiters. 15 000 Euro verschlingt jeder berufliche Neuzugang in seiner Einarbeitungszeit. Burgschwaiger vergleicht das Ganze mit dem Kauf einer Kaffeemaschine, die man sich ja bei diesem Preis auch sehr genau ansieht. Wenn diese Hürden geschafft sind, kann man in den ersten Arbeitstag starten. Damit der neue Mitarbeiter mit allen Regeln vertraut wird, gibt es als Erstes Unterlagen zur Hausinformation. Der Abteilungsleiter stellt dann den Betrieb vor, wobei junge Lehrlinge einen älteren als Mentor zur Seite gestellt bekommen. Für Burgschwaiger und sein Team ist es das Wichtigste, den Eingewöhnungsprozess stressfrei und informationsreich zu gestalten. Der Neuzugang soll ernst genommen und integriert werden. Wenn sich dieser zusammennimmt und bemüht, gibt es nach der zweiwöchigen Probezeit den Arbeitsvertrag.

Im Hause Sacher (Alexandra Winkler) gilt die gesetzliche Probezeit von einem Monat für Angestellte und vierzehn Tagen für Arbeiter. Die Einschulung hängt von der jeweiligen Position ab, je nach Aufgabenbereich wird der jeweilige Abteilungsleiter als Mentor zur Seite gestellt. Nach Ablauf der Probezeit treffen der unmittelbar Vorgesetzte und die Abteilungsleiter eine gemeinsame Entscheidung, ob der neue Mitarbeiter den Anforderungen entspricht. Je nach Position sind richtiger Kundenumgang, Fremdsprachenkenntnisse und Führungsqualitäten wichtige Parameter.

Bei Heinz Hanner (Restaurant, Hotel Hanner) stellt sich nach einer Bewerbung sein Betrieb selbst in Form einer Bewerbung vor. Der Interessent erfährt so die Spielregeln des Hauses und was ihn im Job erwarten würde. Wenn sich diese Vorstellungen decken, gibt es ein persönliches Gespräch und ein Fragenkatalog gibt Aufschluss, ob der Bewerber wirklich mit „Leib und Seele“ dabei ist. So will man von vornherein Übergangsbewerbungen ausschließen. Danach gibt es einen Leistungscheck (arbeiten auf Probe), wo der Bereichsleiter und sein Team den neuen Mitarbeiter einarbeiten und seine Fähigkeiten herausfinden. In diesen zwei Tagen wird jede Station durchlaufen, um so die Eignung, aber auch Spezialisierung herauszufinden. Die letzte Entscheidung, ob jemand fix aufgenommen wird oder nicht, obliegt hier dem gesamten Team. Hanner begründet das mit der erforderlichen Teamfähigkeit.

Eine neue, innovative Idee wurde kürzlich umgesetzt. Bei dieser „Hannertour“ lernt der neue Mitarbeiter alle betrieblichen Arbeiten kennen. In diesen zwei Wochen können verborgene Talenteignungen erkannt und eingesetzt werden, aber gleichzeitig steigt auch das Verständnis für andere Tätigkeiten. Durch diesen Mehraufwand, ein neuer Mitarbeiter kostet etwa drei Monatsgehälter und ein halbes Jahr zeitliche Investition, erwartet sich Hanner eine niedrigere Fluktuationsrate auf lange Sicht, weil jeder die hausinternen (Karriere) Möglichkeiten kennt und nutzen kann.

In den Ritz-Carlton Hotels gibt es weltweit dieselbe Einführung, versichert Marion Schumacher vom Ritz-Carlton Berlin. In einer „Orientation“ werden die zukünftigen Mitarbeiter 2 Tage lang in Gruppen eingeführt, wobei der jeweilige Abteilungsleiter Mentor und Ansprechperson ist. Dabei lernt man Philosophie und Führung, Marketing und Management genauso kennen wie die Direktion und Hausordnung. Danach arbeitet jeder in seinem neuen Aufgabenbereich bis zum Tag 21, dieser steht wiederum im Sinne einer weiteren Orientation, aber diesmal mit Feedback auf die eigene Arbeit. Erwartungen können dabei formuliert und besprochen werden. Dann ist die Probezeit vorbei, und man kann wohl informiert losstarten. Nach einem Jahr arbeiten gibt es wieder einen Trainingstag, wo die Schulung über den Ablauf im Ritz Carlton die Mitarbeiter auf den neuesten Stand bringt.

Kurze Checkliste:

Kleidervorschriften beachten
Mit Infrastruktur und benötigter Technik vertraut machen.
„Soft Factors“ (Umgang und Werte die wichtig sind im Unternehmen) herausfinden.
Sich nach den üblichen Arbeitszeiten erkundigen.
Sich einen Mentor suchen.
Nach etwa sechs Wochen den Vorgesetzten um ein Feedbackgespräch bitten.
Sich nicht dem Perfektionszwang aussetzen. Fehler sind menschlich und passieren. Wichtig ist, dass man daraus lernt.
Tipps für die bessere Organisation
Arbeitszeit planen und dabei 20 bis 30% für Unvorhersehbares miteinkalkulieren.
Prioritäten setzen.
Terminkalender führen, damit der Überblick gewahrt wird. Diesen verbessert man auch durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz bzw. ein sinnvolles Ablagesystem.